Veel gestelde vragen
Veel gestelde vragen
Kan ik de gegevens uit mijn oude systeem meenemen?
We hebben veel ervaring met het overzetten van gegevens van andere systemen naar HCI GGZ.
Een alternatief is een beperkte conversie waarin we een deel van de gegevens overnemen. U kunt dit ook zelf doen met de beschikbare import-faciliteiten die wij binnen HCI GGZ aanbieden.
Wij kunnen ook een volledige conversie voor u verzorgen. Indien u dit wenst, neemt u dan contact met ons op. We zijn u graag van dienst met een voorstel op maat.
Wanneer kan ik beginnen?
Zodra uw online aanmeldingsformulier bij ons is binnen gekomen gaan we voor u aan de slag. Binnen één werkdag bent u online!
Klik hier om meteen te bestellen…
Hoe beveiligt HCI GGZ mijn gegevens?
HCI GGZ: veilig online
HCI GGZ maakt uiteraard gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen. Uw praktijk of instelling krijgt een eigen HCI GGZ database en u bepaalt zelf wie toegang krijgt door middel van gebruikersaccounts. Een gebruikersaccount is strikt persoonlijk, via een gebruikersnaam en wachtwoord krijgt een gebruiker toegang tot de gegevens en onderdelen van HCI GGZ die horen bij het Gebruikerstype van die gebruiker.
Een gebruiker kan alleen bij die onderdelen die nodig zijn voor zijn functie, een hulpverlener ziet alleen dossiers waar hij bij betrokken is.
Two-factor authenticatie
Om uw account nog beter te beveiligen wordt bij het inloggen gebruik gemaakt van een zogenaamde “tweede factor”. Dit kan een code per SMS zijn of een code die gegenereerd wordt met een app op een smartphone, bijvoorbeeld met Google Authenticator.
Alleen de eigen kantoorlocaties
Het is mogelijk extra beveiliging te creëren door in te stellen dat alleen vanaf bekende IP-adressen kan worden ingelogd. Dit kan de organisatie zelf instellen en beheren. Hiermee kunt u bereiken dat alleen van bepaalde kantoorlocaties gebruik kan worden gemaakt van HCI GGZ, en aanvullend toestaan dat sommige medewerkers vanuit huis of een andere locatie kunnen inloggen.
Waar “staat” HCI GGZ?
De database en de website bevinden zich op een voor HCI GGZ bekende server in een gerenommeerd datacenter in Nederland. Productie- en backupomgevingen staan op twee verschillende fysieke locaties.
Wordt een backup van mijn gegevens gemaakt?
Iedere nacht wordt er een volledige back-up gemaakt en vanaf 07:00 uur ’s morgens wordt er ieder uur een back-up gemaakt van de mutaties. In geval van een calamiteit bent u binnen maximaal een uur weer online. De back-up wordt op een andere fysieke locatie bewaard dan de productieomgeving.
We doen veel meer!
Continu wordt de beschikbaarheid van HCI GGZ bewaakt door middel van zogenaamde monitoring-software vanaf verschillende locaties. Mocht er een storing zijn dan weten we dat vrijwel direct.
Wekelijks worden al onze servers door twee aparte programma’s gecontroleerd op kwetsbaarheden (vulnerability scans).
Wij zijn NEN7510 gecertificeerd. In ons beheersingsproces, wat succesvol een ISAE3402-audit doorlopen heeft, is opgenomen dat we periodiek onze servers laten onderzoeken door een zogenaamde “ethical hacker”.
Voldoet HCI GGZ aan de AVG?
Het antwoord is eenvoudig: ja. Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de wet. Verder is HCI GGZ gecertificeerd volgens NEN7510.
Kan ik HCI GGZ zelf inrichten?
U kunt HCI GGZ helemaal naar eigen wens inrichten. Dit kan ook in een later stadium, want HCI GGZ is vanaf het moment dat u start helemaal klaar voor gebruik en ingericht met de standaardinrichting waar veel van onze klanten mee werken.
Gebruikerstypen
“Gebruikers” zijn in HCI GGZ zorgverleners, secretaresses, beheerders, administratieve medewerkers en management. HCI GGZ kent standaard drie Gebruikerstypen – Hulpverlener, Secretaresse en Beheerder, maar hier zijn naar eigen inzicht varianten op te maken, enkele veelvoorkomende varianten worden met de standaardinrichting meegeleverd.
Menu’s
Sommige onderdelen die niet iedereen gebruikt staan uit, maar zijn eenvoudig aan te zetten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de menu’s: de onderdelen van het hoofdmenu van het systeem bevat alleen onderdelen die voor die gebruiker toegankelijk zijn. Ook voor het dossier-menu geldt dat alleen de items die in gebruik zijn worden getoond. De volgorde hiervan is zelf aan te passen en in te delen.
Dashboards
Per gebruikerstype is er een “dashboard” met onderdelen die relevant zijn voor dat gebruikerstype, de applicatiebeheerder kan hier “componenten” uit halen of aan toe voegen. Dit kan ook met voorblad van de dossiers.
In de handleiding is snel na te gaan welke onderdelen extra beschikbaar zijn en hoe deze te starten. En mocht het nodig zijn, dan kunt u altijd even bellen. We denken graag mee en helpen u op weg.
Rapportages
HCI GGZ kent veel rapportage-mogelijkheden. Om overzicht te houden kunnen de rapporten die u niet gebruikt verborgen worden. Daarnaast is het mogelijk om via Rapport-op-maat zelf rapporten te definiëren.
Gebruikersvoorkeuren
Elke gebruiker kan zelf instellingen wijzigen naar zijn voorkeur, het gaat dan om layout, type agenda, e.d.
Wat als ik stop met HCI GGZ?
Als u wilt stoppen met HCI GGZ – om welke reden dan ook – zijn er vier mogelijkheden om om te gaan met de data uit HCI GGZ. Afhankelijk van het doel – bewaarplicht of conversie naar een ander systeem – kiest u de optie die het beste bij uw situatie past en geeft dit aan ons door.
1. De database blijft beschikbaar
We houden de database en website intact en voeren alle updates uit alsof de database in gebruik is, alleen is de toegang beperkt tot één gebruiker die geen wijzigingen kan aanbrengen of nieuwe records invoeren, maar alleen de gegevens kan bekijken (en exporteren).
Prijs vanaf €225,- per jaar afhankelijk van omvang database. Kosten worden bij aanvang van een kalenderjaar in rekening gebracht, de eerste maal naar rato voor het resterende deel hiervan.
2. De database wordt beschikbaar gesteld
Er wordt een export van de relevante tabellen naar CSV gemaakt. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag van de aangeleverde data.
Er wordt eenmaal een proefaanlevering gedaan en na akkoord hiervan een tweede aanlevering. Daarna worden de kosten in rekening gebracht, prijs vanaf €1000,- afhankelijk van de omvang van de database.
3. Geautomatiseerde export van alle documenten en verloop behandeling
Het cliëntdossier is te printen door het “Verloop behandeling” naar PDF te printen. Samen met de in het dossier opgeslagen documenten is dit het volledige clientendossier.
Als u deze optie kiest verzorgen wij voor u een export van alle dossiers. Deze documenten worden in een gecomprimeerd bestand aangeleverd. Een van de bestanden is een cliëntenlijst waarin via enkele basisgegevens – BSN, geboortedatum, naam – cliënt-nummers zijn op te zoeken. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag van de geëxporteerde gegevens.
Prijs vanaf €495,- per aanlevering, de kosten zijn afhankelijk van de grootte van de database.
4. Handmatige export van alle documenten en verloop behandeling
U kunt de documenten vanuit een dossier en de verloop behandeling ook zelf uit HCI GGZ halen en opslaan. Bij een overzienbaar aantal cliënten is dit de overweging waard. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag van de geëxporteerde gegevens.
U heeft dan geen extra kosten, u dient de acties uiteraard uit te voeren vóór het gebruik van HCI GGZ wordt beëindigd. Hierna wordt de database verwijderd.
Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw.
Hoe wordt het aantal gebruikers bepaald?
Elke persoon die inlogt in HCI GGZ tellen we als Gebruiker. We houden bij hoeveel dagen van de maand elke gebruiker inlogt. Zo krijgen we een goed beeld van het aantal gebruikers en de intensiteit van het gebruik. Bij een groot aantal gebruikers met een zeer klein FTE kan voor de facturering een andere telling gemaakt worden, neemt u in dat geval contact met ons op.
Voor elke natuurlijke persoon moet een uniek account gemaakt worden. Dit vanzelfsprekend veiliger, maar bovenal zoals geëist wordt door de wet- en regelgeving (o.a. de AVG) en in lijn met de kwaliteitseisen die aan een goed zorgsysteem worden gesteld. In HCI GGZ wordt vastgelegd wie een record invoert of wijzigt. Als het betreffende account gedeeld zou worden met meer personen is deze informatie zinloos.
Is HCI GGZ echt per maand opzegbaar?
HCI GGZ is direct vanaf de eerste maand per maand opzegbaar.
Staat uw vraag er niet bij?
Neem contact op!
Houd de regie met het EPD voor de GGZ van HCI GGZ
Zorgprofessionals in de geestelijke gezondheidszorg zijn iedere dag bezig om cliënten met psychische problemen te helpen. Dat doen ze met alle middelen die ze tot hun beschikking hebben. Een goed EPD is daarbij essentieel en moet snel de juiste info tonen, makkelijk in gebruik zijn en ervoor zorgen dat gebruikers direct zien wat ze willen zien.