Praktijk Zij aan Zij laat zien hoe zij werkt met aanmeldingen via de website

Voor Praktijk Zij aan Zij heeft Sandra van Zanten van GGZ-sites een nieuwe website gebouwd. Daarbij is ook het aanmeldformulier van CRS in de website geplaatst. Aanmeldingen via de website komen nu rechtstreeks in het elektronisch patiëntendossier (EPD). Voor de praktijk en de cliënt werkt dit sneller en gemakkelijker. Omdat deze werkwijze voor meer praktijken heel handig kan zijn, hebben we Meike van Praktijk Zij aan Zij gevraagd te laten zien hoe haar praktijk werkt met aanmeldingen via de website.

  Video waarin Meike van Praktijk Zij aan Zij vertelt over aanmeldingen. Over hoe het eerst ging en hoe het nu gaat via het aanmeldformulier op de website.

Aanmeldingen via de website

Door Meike Manschot, Praktijkeigenaar Praktijk Zij aan Zij door

Aanmeldformulier op website

We hebben sinds twee maanden een aanmeldformulier op onze website staan dat door GGZsites is gekoppeld aan ons cliëntsysteem CRSInternet (van TrompBX). Voor ons een grote stap met positieve effecten! Cliënten vullen het aanmeldformulier in op de website. Na versturen van het formulier staan de gegevens meteen in CRSInternet.

Oude werkwijze

Eerder werkten we met aanmeldlijsten op Sharepoint (en verstuurden beveiligd berichten naar de client via ZorgMail). Dit had als gevolg dat de (Zorgmail-) link soms verliep, er meerdere mensen in een document werkten waardoor er of verschillende versies waren, of bepaalde zaken niet gewijzigd konden worden.

Nieuwe werkwijze

Nu werken we met een vooraanmelding: mensen melden zich aan via de website en wij kunnen in CRSInternet de aanmelding bekijken, aanvullen en goedkeuren (of eventueel afkeuren). Daarna kunnen de documenten die nodig zijn om te ondertekenen meteen in een portaal gezet worden zodat dit beveiligd kan worden geopend door cliënten.

Voordelen van aanmeldingen via de website

• alle aanmeldingen van cliënten zijn op één plek zichtbaar;
• voor beide ouders en de cliënt is een apart portaal aan te maken (met diverse mogelijkheden voor toegang);
• minder versleutelingen versturen via zorgmail;
• behandelaren kunnen alle informatie en correspondentie gemakkelijk inzien;
• ouders zijn al bekend met het werken van het cliëntportaal wat een voorsprong geeft in de behandeling.

Vooraf zagen we beren op de weg

Onze “beren op de weg” hadden vooral te maken met privacy: kunnen we garanderen dat alles goed beveiligd in CRSInternet staat. Is de website wel beveiligd? En is het gebruiksvriendelijk? We maakten ons namelijk zorgen of deze werkwijze dan wel zou passen als één van de ouders niet blij was of akkoord ging met de aanmelding. Dat was echter geen probleem. In de privacyverklaring is te lezen dat een dossier ook direct verwijderd wordt vanuit de vooraanmelding als er geen akkoord is vanuit één van de ouders (of het kind zelf). Daarnaast moesten we wennen aan een nieuwe werkwijze: ouders zich op de site laten aanmelden. We merken dat dit erg meevalt.

Nieuwe website

En tot slot heeft onze hele website een nieuwe update gekregen door Sandra van Zanten (GGZsites) waarin onze frisgroene uitstraling terug te zien is. We zijn blij met deze vooruitgang waarin onze huisstijl goed naar voren komt.

Conclusie

Aanmeldingen van cliënten via de website direct in CRSInternet bespaart praktijk Zij aan Zij veel tijd en zorgt voor een betere workflow. Ook voor cliënten werkt het prettig.

Wilt u ook een aanmeldformulier op uw website?

Het aanmeldformulier zit standaard in CRS-Internet. U kunt een link naar het aanmeldformulier plaatsen op uw site of bijvoorbeeld in een email. Het aanmeldformulier kan ook geïntegreerd worden in uw website via een iframe, zoals in dit voorbeeld van praktijk Zij aan Zij. CSS code voor de opmaak van het formulier kan in CRSInternet geplaatst worden. Dit kunt u uw eigen webdesigner laten doen of u kunt het door Sandra van GGZ-sites laten plaatsen. Zij plaatst dan het formulier op uw website, zorgt dat de opmaak van het formulier past bij uw website en op elk schermformaat. Kosten zijn afhankelijk van hoe uw website in elkaar zit en wat u precies wilt. Indien u hier interesse in heeft, kunt u contact opnemen met Sandra via het vragenformulier op GGZsites.nl.