Overstappen op een nieuw EPD

Het wisselen van EPD is als een verhuizing. De nieuwe woning is met zorg gekozen om te voldoen aan alle wensen en het is een leuk vooruitzicht om erin te wonen. De verhuizing zelf echter is een flinke klus waar je behoorlijk tegenop kan zien. Het is een noodzakelijk kwaad dat tijd en geld kost en waarbij het nodige mis kan gaan. Maar wel een voorwaarde om de nieuwe, gewenste situatie te bereiken.

Bij een nieuw EPD moeten de gegevens ook verhuisd worden, van het oude naar het nieuwe systeem. Er zijn veel manieren om van de oude naar de nieuwe situatie te komen.

In dit artikel geef ik een overzicht van de mogelijkheden, met hun voor- en nadelen. Op basis hiervan kan elke organisatie bepalen wat voor de eigen situatie de meest geschikte aanpak is.

Dubbelgebruik

Een eerste mogelijkheid is om twee systemen naast elkaar te gebruiken. In het oude systeem werkt u tot alle dossiers daarin gesloten kunnen worden en nieuwe cliënten voert u in het nieuwe systeem in.

• Deze aanpak verdient geen aanbeveling. We noemen enkele bezwaren:
• dubbele kosten, het kan het lange tijd duren voordat alle dossiers gesloten zijn;
• medewerkers moeten in twee systemen naast elkaar werken;
• de agenda is verdeeld over twee systemen;
• declareren is niet altijd mogelijk vanuit twee systemen tegelijk;
• u blijft een bewaarplicht houden (sinds 2020 is deze twintig jaar).

Redenen genoeg om dit niet aan te bevelen.

Handmatig

Een variant is om alle dossiers van lopende behandelingen voort te zetten in het nieuwe systeem. Dit kan door bijvoorbeeld per week de cliënten in te voeren die de week daarna een afspraak hebben en tijd te plannen om per cliënt de gegevens uit het oude naar het nieuwe dossier te halen. In het oude systeem blijven dan na verloop van enkele weken of maanden alleen niet-actieve dossiers achter. Deze worden geëxporteerd en bewaard waarna het oude systeem gesloten wordt. Voordeel van deze aanpak is dat de uitvoering in eigen hand gehouden wordt met weinig kosten en zonder afhankelijkheid van de leveranciers. Tevens is het een prima manier om op een beheerste en toch snelle wijze bekend te raken met het nieuwe systeem. Een nadeel is dat het meer eigen tijd van de organisatie kost. Het bewaren van de oude dossiers is tevens een belangrijk aandachtspunt. Ook deze kunnen geleidelijk in het nieuwe systeem worden ondergebracht. Op basis van de aantallen dossiers is eenvoudig uit te rekenen hoeveel doorlooptijd dit vergt. Deze aanpak is vanzelfsprekend minder geschikt naarmate de organisatie groter is.

Geautomatiseerde conversie

Bij een geautomatiseerde conversie van gegevens worden alle data uit het oude systeem geëxporteerd en in het nieuwe systeem geïmporteerd. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. Voor een EPD is er geen standaard EPD-exportformaat. Elk EPD heeft zijn eigen wijze van opslag van gegevens en wijze van documenteren. Uw nieuwe leverancier moet weten in welk formaat de gegevens worden aangeleverd en wat de betekenis is van die gegevens. Om ze vervolgens in te kunnen lezen in het eigen systeem moet een programma worden geschreven. Er bestaan veel verschillende manieren van aanlevering: bijvoorbeeld een groot aantal losse bestanden; een gehele database ineens; of bestanden in een XML- of HL7-formaat. Deze verschillen zijn niet uw zorg als klant, dat is aan de leveranciers, maar de werkwijze die na aanlevering volgt is in grote lijnen gelijk bij alle leveranciers. De zogenaamde scripts waarmee de conversie wordt uitgevoerd worden als het goed is zo geprogram­meerd dat deze herhaald kunnen worden uitgevoerd, waarbij telkens verbeteringen worden doorgevoerd totdat het resultaat voldoende is.

Meerdere aanleveringen van gegevens

Er zijn tenminste twee aanleveringen van de gegevens nodig. Als eerste om het programma te maken en testen dat de gegevens omzet, en ten tweede een aanlevering op het moment van ingebruikname. Als er een lange tijd tussen deze aanleveringen zit, kan het nodig zijn om korte tijd voor de overgang nogmaals de gegevens te ontvangen om te controleren dat er geen tussentijdse wijzigingen zijn in de wijze van aanleveren. Op basis van de eerste aanlevering wordt een conversiescript gemaakt of gebruikt van een eerdere soortgelijke conversie en dit wordt getest met de aangeleverde data. Als de nieuwe leverancier dit voldoende heeft getest en afgerond, worden de resultaten aan de klant beschikbaar gesteld. Nu is het aan u om te testen, waarbij het belangrijk is dat u van de nieuwe leverancier duidelijke instructies krijgt zodat u weet wat er van u verwacht wordt bij het testen.

Compleetheid

Het is de vraag of een volledige conversie mogelijk is. De dossier-gegevens kunnen normaal gesproken wel mee genomen worden, maar voor de financiële gegevens is dit niet altijd het geval. Bijvoorbeeld GZ321 declaraties en de retourberichten hierop die via VECOZO zijn verzonden. Of Jeugdwet- en WMO-berichten. Het vergt nader onderzoek per situatie of deze bestanden nog beschikbaar zijn, tot hoever terug, of ze kunnen worden ingelezen of verwerkt door het nieuwe systeem en natuurlijk welk belang dat dient. Oftewel, of het de inspanning waard is.

Wat kunt u testen?

Om de vergelijking met de verhuizing nog maar even door te zetten: alle spullen die uit de oude woning meegaan, moeten een plekje krijgen in de nieuwe woning. Hoe controleert u of u alle spullen heeft en niets mist?

• Aantallen. Het is een goede manier om aantallen te testen. Bijvoorbeeld het aantal dossiers op een afdeling, aantal cliënten per hulpverlener, het totaal aantal DBC’s, aantal afspraken.
• Details. Vindt u alle informatie uit het oude dossier van client x terug in het nieuwe systeem bij client x? Ook kan in detail bijvoorbeeld gekeken worden naar de tijd die is geregistreerd op een DBC of een Jeugdtraject. Ook is een goede vergelijking die van een week in de agenda: zijn alle afspraken correct meegekomen?
• Vergelijk. Bedenk dat uw nieuwe leverancier niet de mogelijkheid heeft die u wel heeft: u kunt beide systemen naast elkaar zetten en vergelijken. Uw nieuwe leverancier heeft alleen de data ontvangen maar ziet deze niet in het programma dat ze gebruikt, dat is een groot verschil.

Testresultaten worden teruggekoppeld aan uw leverancier. Er zullen naar verwachting altijd verschillen zijn, dat is niet erg. Het is juist een aanzet om tot een betere conversie te komen, verschillen moeten verklaard kunnen worden en de verklaring is óf afdoende óf leidt tot een betere conversie.

Even geen systeem beschikbaar

Op het moment dat de gegevens uit het oude systeem geëxporteerd worden kan er alleen nog gekeken worden in het oude systeem, wijzigingen worden immers niet meer meegenomen. Nadat de data zijn ingelezen in het nieuwe systeem kan hier mee gewerkt worden. De tijd die hiertussen ligt wilt u zo kort mogelijk houden, de uitvoering kan bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend gebeuren, zodat er zo min mogelijk werktijd verloren gaat. Het is bijna niet te voorkomen dat er tijdens werktijd even geen systeem beschikbaar is. Hierop kunt u zich voorbereiden. Het is van belang in deze periode uitdraaien te hebben van de agenda’s en medewerkers instructie te geven hoe zij tijdelijk informatie kunnen opslaan. Bijvoorbeeld in een tekstverwerkingsprogramma tijdelijk verslagen bijhouden en deze dan later weer invoeren in het nieuwe systeem.

Go / no go

Als de conversie is afgerond komt er een moment dat besloten moet worden dat de conversie geslaagd is en het systeem in gebruik kan worden genomen. Een “go/no go” beslissing moet worden genomen. Hiervoor spreekt u een procedure af – in overleg met de leverancier – die kan bestaan uit enkele elementaire testen die u zelf uitvoert. Pas nadat er een “go” is gegeven krijgen de gebruikers toegang.

Nazorg

Wat als er toch iets mis blijkt met de conversie nadat het nieuwe EPD in gebruik is genomen? Natuurlijk is dit niet de bedoeling, maar het kan voorkomen, en laten we eerlijk zijn: bij nagenoeg elke conversie wordt achteraf iets gevonden dat beter had gekund. Afhankelijk van de ernst en de aard van de tekortkoming en het aantal malen dat het voorkomt kan gekozen worden voor:

• een handmatige correctie;
• afzien van correctie;
• een programma schrijven dat de fout geautomatiseerd corrigeert.

Als het testproces serieus wordt uitgevoerd kan het niet gebeuren dat de hele conversie moet worden teruggedraaid en het oude systeem weer in gebruik moet worden genomen. Zulke verrassingen kunnen worden uitgesloten.

Gedeeltelijke conversie

Een alternatief voor een geautomatiseerde conversie is een gedeeltelijk conversie. Het is bijvoorbeeld mogelijk alleen de cliëntgegevens in te lezen en de overige gegevens handmatig in te voeren. Dit kan een zeer kosteneffectieve werkwijze zijn. En dit is natuurlijk weer uit te breiden tot naast de cliëntgegevens ook de teksten van verslagen, of juist de afspraken. Sommige systemen kennen hiervoor een standaard import-procedure die door de klant zelf te gebruiken is. Over het algemeen geldt hier wel de waarschuwing dat het een actie is die veel nauwkeurigheid, kennis van het oude en nieuwe systeem en algemene computervaardigheid vergt, en die daardoor ook de nodige tijd kan vergen.

Opmerkingen

Nog wat algemene opmerkingen tot slot. Testen is gratis training Het testen van een conversie kan voor een deel gezien worden als een training in, dan wel tenminste een kennismaking met het nieuwe systeem. Als u dit voordeel wil gebruiken dan kunt u hier rekening mee houden met het inzetten van medewerkers voor het testen. Er kan nooit te veel getest worden. Conversieplan Het is niet mogelijk in het kader van dit artikel iets te zeggen over de beste aanpak of wat de inhoud moet zijn van een standaard conversieplan. U kunt uw nieuwe leverancier wel vragen om zo’n conversieplan waarin de aanpak, afspraken en het stappenplan met een tijdschema zijn vastgelegd. Bedenk dat bij het maken van een tijdsplanning de medewerking van en afstemming tussen meerdere partijen nodig is en dat dit (doorloop-) tijd vergt. Medewerking van uw oude leverancier is nodig De medewerking van uw oude en uw nieuwe leverancier is nodig om een vlotte overgang te realiseren. Zorg voor tijdige communicatie naar beiden. Uiteraard is het voor uw oude leverancier even slikken, het is nooit leuk een klant te verliezen, maar uiteindelijk is de medewerking vereist en kunt u een beroep doen op hun professionele werkhouding. En bedenk dat het uiteindelijk úw data betreft, waar u gewoon recht op heeft. De leverancier is ook gehouden deze te verstrekken (en mag daar een redelijke vergoeding voor vragen). Neem de tijd We kunnen het niet genoeg benadrukken: neem de tijd om zelf te testen. Uw nieuwe leverancier kijkt met andere ogen naar uw data dan u zelf doet. U kent uw eigen organisatie en cliënten het best. Vertrouw er niet blind op dat uw nieuwe leverancier het wel goed zal doen, maar controleer tijdig en neem hier de tijd voor. Vergelijk de compleetheid van dossiers in het oude en het nieuwe systeem via steekproeven bij verschillende typen cliënten en hulpverleners. Vraag hulpverleners zelf om enkele dossiers te controleren met de opdracht “vind je alles terug?”. Eén aanspreekpunt Veel grotere organisaties huren een extern begeleider in voor de implementatie van een nieuw EPD. Veelal wordt deze ook ingeschakeld om het conversie-proces te begeleiden. Zorg er voor dat duidelijk wordt afgesproken wie in uw organisatie het primaire aanspreekpunt is voor de leverancier die de conversie uitvoert. Dat dient bij één persoon te liggen die intern de inzet van eigen medewerkers in het conversie proces coördineert. Het gaat hier met name om het tijdig testen en het doorgeven van de resultaten daarvan aan de leverancier. Inrichten is iets anders dan converteren Parallel aan het conversie-proces vindt veelal de inrichting van het nieuwe systeem plaats. Hierbij maakt u het nieuwe systeem geschikt voor gebruik in uw organisatie: met name het gebruik van formulieren, templates voor brieven en standaardteksten krijgt hierbij aandacht. Het is mooi als de afronding van de inrichting klaar is voor de in productie name, u kunt dan het nieuwe systeem introduceren bij uw gebruikers compleet met de inrichting ervan en hier trainingen in verzorgen.

Conclusie

De wijze waarop u overgaat naar uw nieuwe systeem is afhankelijk van de omvang van uw organisatie en data. Afstemming met uw oude en nieuwe leverancier is belangrijk. En hoewel het een hele klus lijkt is het toch ook vooral leuk om uit te kijken naar de nieuwe situatie. Laten we de vergelijking met het verhuizen nog maar eens herhalen: als u eenmaal in uw nieuwe woning zit kunt u daar vooral van genieten en is het doel bereikt. Mocht u vragen hebben of uw situatie willen bespreken, vult u dan het contactformulier op deze site in. Ik neem dan snel contact met u op. Met Trompbx hebben we al meerdere en verschillende conversies uitgevoerd, altijd resulterend in tevreden klanten en gebruikers van CRSInternet.