Digitaal inzage geven in dossier

Per 1 juli 2020 is het wettelijk verplicht om patiënten elektronisch toegang te geven tot de eigen medische gegevens.

De wettelijke plicht is onderdeel van het overheidsbeleid om elektronische gegevensuitwisseling in de zorg te stimuleren. Het ministerie van VWS heeft hier een brochure over gemaakt die begint met de wijzigingen die al per 1 juli 2017 zijn ingegaan.

Als zorgaanbieder bent u verplicht uw cliënt te informeren over zijn rechten bij gegevensuitwisseling en hoe hij met deze rechten om kan gaan. Per 1 juli 2020 komt daar het kosteloos elektronisch inzage krijgen in het eigen medisch dossier bij en het kosteloos krijgen van een digitaal afschrift hiervan.

In dit artikel ga ik nader in op het geven van elektronische inzage in het dossier.

Elektronisch inzage dossier

Met name het elektronisch inzage geven kan een grote stap zijn als u hier nog niet eerder over heeft nagedacht. Als u al met een EPD (elektronisch patiëntendossier) werkt dan is de meest voor de hand liggende oplossing dat u de cliënt ook inzage geeft in dit dossier. Uw EPD zal deze functionaliteit moeten ondersteunen. Heeft u nog geen EPD, oriënteert u zich dan snel en kies een EPD dat u helpt bij deze verplichtingen.

Vervolgens is het goed de volgende punten in overweging te nemen.

Alles of niets?

“Elektronisch inzage” of “elektronisch afschrift” is niet hetzelfde als het wettelijke recht op inzage in het dossier. U kunt dus besluiten bepaalde onderdelen niet elektronisch ter inzage te geven als dat naar uw mening niet in het belang van de cliënt of de voortgang van de behandeling is. Als een cliënt zijn gehele dossier opvraagt, moet u hier wel aan voldoen. Dit is door de recente wijzigingen niet anders dan voorheen.

Bijvoorbeeld bij het opstellen van een voorlopige diagnose kan het van belang zijn dit nog niet aan de cliënt te laten zien, maar eerst een bespreking met een mede-behandelaar of in een MDO af te wachten. Transparantie is goed, maar de effectiviteit en het resultaat van de behandeling mag hier niet onder lijden. Dit is ter beoordeling van de professional.

Taalgebruik in patiënten dossier

Dat de cliënt uiteindelijk het gehele dossier kan zien is wel iets wat u in de werkprocessen voor ogen moet houden.

Bij het schrijven van teksten worden vaak afkortingen gebruikt die voor een leek niet direct begrijpelijk zijn. Neem bij het maken van een verslag iets meer tijd om een duidelijk verslag te maken. Of geef juist duidelijk aan dat het een interne notitie betreft.

Ook de omschrijving van activiteiten bij afspraken in de agenda zijn voor een cliënt onduidelijker dan voor een hulpverlener. “Vervolgafspraak” is een vriendelijker omschrijving dan “Sessie CGT”, ook al geeft het minder informatie. Het is fijn als de omschrijving voor de cliënt aangepast kan worden.

Betrek de cliënt

Als u de cliënt toch inzage in zijn dossier geeft, gebruik dit dan meteen om hem meer bij de behandeling te betrekken. Uiteraard verschilt de toepasbaarheid hiervan per persoon.

Bijvoorbeeld na het maken van een verslag kunt u de cliënt om een reactie vragen op dit verslag. Of nog verder, vraag de cliënt om het verslag zelf te maken en vul dit aan.

Sommige portalen bieden de cliënt de mogelijkheid om zelf afspraken te maken. Hiermee krijgt de cliënt nog meer regie en verantwoordelijkheid over de eigen behandeling. Ook kan het handig zijn de cliënt zelf verslagen te laten maken, maar dan periodiek in een soort dagboek om zo de periode tussen de afspraken de betrokkenheid bij de behandeling te intensiveren.

Op deze manieren kunt u een elementaire vorm van e-Health toepassen zonder modules of systemen hiervoor in te zetten die weer extra kosten met zich meebrengen.

Lust of last

De verplichtingen die de wetgever u als hulpverlener oplegt kunt u als een last ervaren. Er zijn al zoveel verplichtingen en is dit nu echt waar uw cliënten op zitten te wachten? We kunnen het niet ontkennen, maar veranderingen gaan door en u moet mee, vroeg of laat.

U kunt het ook zien als een kans, een mooi moment om uw aanpak te moderniseren.

Baby steps

Zoals bij veel veranderingen gaat de daadwerkelijke invoering in uw praktijk geleidelijk. Op 1 juli 2020 hoeven niet alle cliënten direct online in uw EPD te kunnen kijken. Het is voor cliënten wennen en voor u als hulpverlener. Kies zelf één of meer cliënten waarmee u het gebruik gaat starten en evalueer met hen hoe zij dit ervaren. Misschien is er een enkele cliënt die er zelf om vraagt, dat is prima.

PGO en MedMij

Het gebruik van een PGO, een persoonlijke gezondheidsomgeving, door alle burgers van zestien jaar en ouder wordt door de overheid gestimuleerd. Dus ook al heeft u zelf geen cliënt portaal, uw cliënt kan wel een PGO kiezen en daarmee de gegevens uit uw EPD willen inzien. Uw EPD-leverancier dient hiervoor aangesloten te zijn bij MedMij en het MedMij-label te hebben. Ook iets om rekening mee te houden bij de keuze van een EPD.

Als u CRSInternet gebruikt…

… is dit een kleine stap. Al sinds 2012 kennen we de CRS Client Portal, waarmee u cliënten online inzage kunt geven in hun dossier, en nog veel meer.

U bepaalt zelf wat een cliënt ziet per tekst of document via een eenvoudig vinkje bij elke tekst en document. Uiteraard kunt u het zo instellen dat alles standaard zichtbaar is, maar als u dat juist niet wilt heeft u de controle hierover.

Het verdient aanbeveling de portal eerst uit te proberen met een test-cliënt waarbij u zelf de rol van de cliënt op u neemt. U ziet dan zelf wat een cliënt ervaart en kunt waar nodig aanpassingen doen in teksten op het scherm en in begeleidende mails e.d. Daarna kunt u het gefaseerd invoeren bij een aantal cliënten en hen om feedback vragen. En uiteraard die cliënten die een beroep doen op hun wettelijk recht.

Het gebruik van de CRS Client Portal is ook een opstap naar het gebruik van e-Health. U kunt een eenvoudige online werkwijze zelf starten door cliënten te betrekken bij hun behandeling en hun dossier. Vraag een cliënt om feedback op een verslag, of om zelf het verslag te maken. Een cliënt kan eenvoudig een dagboek bijhouden, dat u weer gebruikt als input. Het maakt uw behandeling intensiever voor de cliënt èn effectiever met minder face-to-face contacten.

Meer informatie over CRS Client Portal vindt u hier. Bestellen kan ook eenvoudig door bij “Bestellen” te kiezen voor uitbreiding. De kosten bedragen maximaal één extra gebruiker, voert u een eenmanspraktijk dan krijgt u 50% korting hierop, waarmee de kosten per maand € 22,- (ex btw) bedragen. Dit is ongeacht het aantal cliënten dat de portal gebruikt.

Als u CRSInternet niet gebruikt…

… dan is dit misschien een mooi moment om over te stappen. In dit geval is het ook van belang dat u zich oriënteert op de mogelijkheden om de gegevens uit uw huidige EPD over te zetten naar CRSInternet. Zie hiervoor ons artikel “conversie van gegevens“.

Vragen?

Mocht u vragen hebben of uw situatie willen bespreken, vult u dan het contactformulier op deze site in. Ik neem dan snel contact met u op.

Wim van Bruxvoort
Geschreven door Wim van Bruxvoort

Overig nieuws

Uw EPD beveiligen met tweestapsverificatie: waarom en hoe

Iedereen gebruikt tweestapsverificatie voor bankzaken. Lang niet iedereen gebruikt het voor de beveiliging van het ...

Een authenticator gebruiken met CRS

Zoals u in het artikel “Uw EPD beveiligen met tweestapsverificatie” heeft kunnen lezen, dient u ...

Waarom kiest Vicino voor CRS?

CRS is vanaf 1 januari 2022 het nieuwe EPD voor GGZ-aanbieder Vicino. CRS Client Portal wordt het portaal voor de ...

Wat is een sterk wachtwoord en hoe slaat u het gemakkelijk en veilig op

Gebruikt u nog geen wachtwoordmanager? U bent niet de enige. Uit een enquête van Google blijkt dat slechts 24% een ...

Het ZPM in CRS

Zorgprestatiemodel Algemene informatie over het ZPM kunt u vinden op de site die de NZa hierover heeft ...

Praktijk Zij aan Zij laat zien hoe zij werkt met aanmeldingen via de website

Voor Praktijk Zij aan Zij heeft Sandra van Zanten van GGZ-sites een nieuwe website gebouwd. Daarbij is ...

MedMij-label voor Trompbx

Eén van de eerste EPD's met MedMij-label Tot dusver hebben al 28 PGO’s het MedMij-label gehaald. Maar om ...

Overstappen op een nieuw EPD

Het wisselen van EPD is als een verhuizing.De nieuwe woning is met zorg gekozen om te voldoen aan alle wensen en ...

SMS herinnering reduceert no show

Iedere zorginstelling heeft last van no show. Door het versturen van SMS herinneringen wordt het mogelijk ...

Abonneer u op onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en meld u aan.